Desde esta opcion del menú de Access, podemos realizar las siguientes
operaciones:
• Convertir Base de datos
• Compactar y reparar base de datos
• Administrador de tablas vinculadas
• Divisor de base de datos
• Administrador del panel de control
• Asistente para convertir a SQL Server
• Crear archivo MDE
Convertir Base de datos nos permite actualizar una base de datos creada con
una versión anterior de access, por ejemplo pasar de Access 97 a una version
más actual, en este caso seria la version de access que estemos utilizando. Y
tambien podemos pasar de la version actual a una version anterior,
seleccionando para ello la opcion “a una version anterior de la base de datos
de access”.
Compactar y reparar base de datos nos permite eliminar el espacio
reservado no ocupado por registros y que hace que nuestra base de datos
tenga un peso mayor. Al compactar la base de datos, tambien ganamos en
rendimiento y en rapidez a la hora de hacer las busquedas de los registros y a
la hora de movernos por los objetos de la base de datos.
Administrador de tablas vinculadas esta opcion nos permite a través de un
cuadro de dialogo, donde podemos ver las tablas de access, hojas de cálculo,
o cualquier elemento que esté vinculado a nuestra base de datos, seleccionarlo
para poder así actualizarlo. Asmismo, nos muestra la ruta de origen, es decir el
archivo externo al que pertenece, por ejemplo imaginar que tenemos una base
de datos de clientes que contiene una tabla con la ficha de los clientes y
queremos hacer otra base de datos diferente, pero necesitamos esa tabla de
ficha de clientes de nuestra base de datos de clientes. Para no tener que
repetir la informacion o no tener que importar continuamente, cada vez que se
produzca un cambio en la base de datos de cliente, lo que haremos sera,
vinvular la tabla ficha de clienbtes a nuestra base de datos, con lo que se
consigue que la informacion este en todo momento actualizada y compartida,
pero si hiciesemos un cambio en la tabla de ficha de clientes a nivel de
estructura, como modificar una propiedad de un campo o añadir o suprimir
campos, estas operaciones no se actualizan automaticamente y es por eso que
podemos utilizar esta herramienta de administracion de tablas vinculadas, para
poder actualizar todas o aquellas tablas que hayan sido modificadas a nivel de
estructura.
Divisor de base de datos esta opcion nos permite separar la base de datos,
de modo que tendremos una base de datos con los objetos tablas, donde se
almacenaran todos los registros y otra base de datos, con el resto de objetos
necesarios para gestionar nuestra base de datos, objetos tales como consultas, formularios, informes, macros, modulos, paginas de acceso a datos. Separando
la base de datos, podemos compartir las tablas con mas de una base de datos,
simplemente vinculando estas a las base de datos que las necesitemos y
creando de este modo un enlace entre los datos, que estaran en las tablas y el
resto de objetos. Esta operación tambien nos permite liberar mucho espacio, el
que ocuparian los objetos que no son tablas y asi la base de datos con las
tablas seria menos pesada y en consecuencia mas rapida. Por otro lado este
es el metodo que se utiliza cuando una base de datos ha de ser gestionada por
mas de un usuario y de este modo la informacion siempre se actualiza en un
mismo destino y todos los usuarios que utilizan la base de datos tienen la
informacion actualizada y disponible en cada momento.
Administrador del panel de control esta opcion nos permite crear de una
forma dirigida, un sistema de formularios para poder “conectar” las diferentes
pantallas que el usuario necesitara para poder gestionar la base de datos,
vendria a ser como un sistema de menus con botones que nos van a permitir
realizar una serie de operaciones con la base de datos. En cualquier caso, el
desarrollador de la base de datos, puede crear los formularios
independientemente y en ellos colocar los botones que necesite para conectar
las diferentes secciones en la gestion de la base de datos. La conexión entre
los formularios se puede hacer con macros y/o con módulos.
Asistente para convertir a SQL Server esta opción permite al usuario
convertir la base de datos de Access, la que tiene actualmente en uso, a una
version de base de datos de Microsoft SQL Server. Se puede convertir a una
base de datos de SQL ya existente o crear una nueva, normalmente esta es la
opcion predeterminada. Toda la operativa de la conversion se realiza desde un
asistente hasta concluir el proceso. Y la pregunta que nos hacemos es ¿porque
hemos de convertir a una base de datos de SQL?, bien a continuacion muestro
algunas de las consideraciones a tener en cuenta para tomar la decision de
convertir la base de datos.
Con el transcurso del tiempo, la mayoría de las aplicaciones de base de datos
crecen, se vuelven más complejas y necesitan ser compatibles para más
usuarios. En algún momento de la existencia de la aplicación de base de datos
de Microsoft Access, conviene considerar la posibilidad de una conversión a
Microsoft SQL Server para optimizar el rendimiento, escalabilidad, seguridad,
confiabilidad, disponibilidad y capacidad de recuperación de la base de datos y
de la aplicación.
• Altos niveles de rendimiento y escalabilidad
• Mayor disponibilidad
• Mejora de la seguridad
• Capacidad de recuperación inmediata
• Transacciones y datos distribuidos de confianza
• Procesamiento basado en el servidor
bases de datos muy grandes con un tamaño de hasta 1 terabyte, que es
muy superior al límite actual para una base de datos de Access
establecido en 2 gigabytes. Finalmente, el funcionamiento de SQL Server
en Microsoft Windows NT es muy eficaz porque se pueden procesar
consultas en paralelo (mediante el empleo de varios subprocesos nativos
dentro de un proceso único para tratar las solicitudes del usuario) y se
minimizan las necesidades de memoria adicional cuando se agregan más
usuarios.
Mayor disponibilidad
Mediante el empleo de Microsoft SQL Server se puede realizar una copia
de seguridad dinámica, ya sea incremental o completa, de la base de
datos mientras se está utilizando. Por consiguiente, no es necesario exigir
a los usuarios que salgan de la base de datos para realizar una copia de
seguridad de los datos. Esto significa que la base de datos se puede estar
ejecutando las veinticuatro horas del día y los siete días de la semana.
Mejora de la seguridad
Microsoft SQL Server se puede integrar con la seguridad del sistema
operativo Windows NT para proporcionar un único inicio de sesión en la
red y en la base de datos. Esto facilita en gran medida la administración
de esquemas de seguridad complejos. Asimismo, una base de datos de
SQL Server en un servidor goza de una mayor protección, dado que no es
posible el acceso directo de usuarios no autorizados al archivo de base de
datos sin antes obtener acceso al servidor.
Capacidad de recuperación inmediata
Si se produce un fallo en el sistema (por ejemplo, un bloqueo del sistema
operativo o un corte de suministro eléctrico), Microsoft SQL Server tiene
un mecanismo que recupera en unos minutos una base de datos en su
último estado de coherencia, sin la intervención del administrador de la
base de datos. Las aplicaciones críticas se pueden recuperar y volver a
ejecutar inmediatamente.
Transacciones y datos distribuidos de confianza
El procesamiento de transacciones es un requisito vital para un sistema
que está diseñado para admitir aplicaciones críticas como, por ejemplo,
operaciones bancarias y entrada de pedidos en pantalla. Microsoft SQL
Server admite transacciones atómicas con registro de transacciones, con
lo que se garantiza que todos los cambios realizados en una transacción
se guardan o se revocan.
La coherencia y la capacidad de recuperación de una transacción de base
de datos están garantizadas incluso si se produce un fallo en el sistema y
en el transcurso de actualizaciones complejas por parte de más de un
usuario. SQL Server trata todos los cambios de una base de datos dentro
de una transacción como una sola unidad de trabajo. Por definición, una
transacción completa bien se ejecuta de forma segura reflejándose todos
los cambios resultantes en la base de datos, o bien se revoca
deshaciéndose todos los cambios efectuados en la base de datos.
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